Programa brigados valdymui: kas tai ir kaip pasirinkti

Jei jūsų komanda dirba ne biure — statyba, montavimas, valymas, išvažiuojamasis servisas — standartinės įmonių užduočių tvarkyklės netiks. Jos skirtos sprintams ir Kanban lentoms. Jums svarbu žinoti, kas šiandien kuriame objekte, kas jau padaryta ir kiek tai kainuos atlyginime. Pažiūrėkime, kas iš tikrųjų yra programa brigados valdymui, kam ji reikalinga ir kaip ją pasirinkti.

Kas yra programa brigados valdymui

Tai skaitmeninis įrankis, pakeičiantis popierinius nurodymus, skambučius brigadininkui ir apskaitą užrašinėje. Vadovas skiria užduotis, susieja jas su objektu, o darbuotojai pažymi atlikimą tiesiai iš telefono. Viskas sinchronizuojasi realiu laiku — vadovas mato kiekvienos užduoties būseną, nevažiuodamas į objektą ir neskambindamas brigadai.

Skirtingai nei bendros CRM ir užduočių tvarkyklės, tokia programa nuo pat pradžių sukurta išvažiuojantiems darbuotojams: minimalus rankinis įvedimas, veikimas neprisijungus ten, kur silpnas internetas, ir užduotys susietos su realiais objektais bei darbo rūšimis, o ne su abstrakčiais „projektais".

Kam reikalinga programa brigados valdymui

Mažiau nuostolių dėl komunikacijos. Vietoj skambučių ir išsibarsčiusių pokalbių — viena užduočių ir žinučių srautas, rodantis, kas ką turi padaryti ir kas jau padaryta.

Skaidri darbo ir atlyginimo apskaita. Kai kiekviena užduotis susieta su įkainiu, vadovas laikotarpio pabaigoje gauna jau paruoštą skaičiavimą — kiek kiekvienas darbuotojas išdirbo ir kiek jam priklauso, be rankinio skaičiavimo Excel'yje.

Mažiau klaidų ir ginčų. Kai užduotis, objektas, įkainis ir atlikimo statusas fiksuojami sistemoje, o ne žodiniame susitarime, ginčų „man sakė kitaip" gerokai sumažėja.

Ataskaitos be papildomo darbo. Ataskaita už laikotarpį pagal darbuotoją ar objektą generuojama automatiškai — nereikia rankiniu būdu rinkti duomenų buhalterijai ar klientui.

Kaip pasirinkti programą brigados valdymui

Paprastumas darbuotojams objekte. Pagrindinis testas: ar eilinis montuotojas ar darbininkas gali naudotis programėle be mokymų? Jei sąsaja sukurta biuro procesams, brigada tiesiog ja nesinaudos lauke.

Susiejimas su objektais ir įkainiais, o ne tik „projektais". Patikrinkite, ar galima vesti atskirą apskaitą kiekvienam objektui, nustatyti savo įkainius pagal darbo rūšį ir automatiškai skaičiuoti atlyginimą pagal atliktą darbą — dauguma bendrų užduočių tvarkyklių to nesiūlo.

Veikia realiomis sąlygomis. Pritaikyta mobiliesiems, greita esant silpnam internetui, leidžianti greitai pažymėti užduotį iš telefono — tai lemia, ar brigada iš tikrųjų ja naudosis.

Ataskaitos ir išmokos vienoje vietoje. Patikrinkite, ar galima eksportuoti ataskaitas į Excel/PDF buhalterijai ir vesti išmokų registrą (avansai, atlyginimas, premijos) — kitaip vis tiek dubliuosite apskaitą atskiroje lentelėje.

Kelių kalbų ir vaidmenų palaikymas. Jei brigadoje dirba skirtingomis kalbomis kalbantys žmonės, arba reikia atskirti vadovo ir darbuotojų prieigą, tai turi būti numatyta iš karto, o ne pridėta vėliau.

Kam tai skirta

• Statybos ir montavimo brigadų vadovams — užduočių skyrimui pagal objektą ir atlyginimo skaičiavimui pagal užsakymus.
• Brigadininkams ir darbų vadovams — kad apskaita neliktų tik galvoje ir užrašinėje.
• Valymo ir serviso įmonėms — išvažiuojamų užduočių paskirstymui tarp darbuotojų.
• Įmonėms su tarptautinėmis komandomis — kur darbuotojai kalba skirtingomis kalbomis, o vadovybė apskaitą veda centralizuotai.
• Mažoms ir vidutinėms įmonėms su išvažiuojamaisiais darbuotojais apskritai — visur, kur darbas vyksta keliuose objektuose, o ne prie vieno stalo.

Kaip tai veikia Izitasker

Izitasker — darbų apskaitos paslauga, nuo pat pradžių sukurta brigadoms, o ne biuro komandoms:

• Užduotys ir objektai — kurkite užduotis ir susiekite jas su konkrečiu objektu.
• Darbų įkainiai — nustatykite savo kainas; sistema pati apskaičiuoja išdirbį ir atlyginimą.
• Ataskaitos už laikotarpį — pagal darbuotoją ar objektą, už bet kokį laikotarpį, eksportuojamos į Excel/PDF.
• Išmokų registras — avansai, atlyginimas, premijos — visa istorija vienoje vietoje.
• Komandos žinutės — be atskiro pasiuntinio poreikio.
• 9 sąsajos kalbos — naudinga tarptautinėms brigadoms.

Jei jau teko susidurti su skambučių, popierinių nurodymų ir rankinio atlyginimų skaičiavimo mėnesio pabaigoje chaosu — būtent dabar verta išbandyti specializuotą įrankį, o ne lenkti biuro užduočių tvarkyklę pagal save.